03.11.2022

Kurzbriefe via Slack erstellen

Briefe in Word schreiben. Lästiges Thema. Aufgaben mit Bots automatisieren. Tolles Thema. Warum also nicht beides kombinieren? Da kam mein erstes Praxisprojekt für die Uni doch genau richtig.

Insgesamt schreiben wir wenige Briefe. Wenn doch, dann sind es meistens kurze Briefe mit ein bis zwei Zeilen. Der Aufwand, ein Dokument mit entsprechender Kopf- und Fußzeile zu erstellen, ist im Gegensatz zur Textlänge enorm - und Word verhält sich dabei nicht gerade umgänglich. Deswegen haben wir uns überlegt, einen Bot zu schreiben, der uns diese Aufgabe abnimmt und Kurzbriefe korrekt formatiert automatisch generieren kann. Wie die meisten unserer bisherigen Automatisierungen liegt der Ursprung dabei in unserem Slack-Workspace. Hier wird der Befehl eingegeben und alles Weitere nimmt seinen Lauf. Aber Schritt für Schritt:

Die Anforderungen waren recht weit gefasst. Für den Briefkopf wollten wir unsere vorhandenen Kontaktdaten aus Moco nutzen. Ein Textfeld bietet dann die Möglichkeit, einen individuellen Text einzugeben. Den müssen wir leider noch selbst schreiben. Für die Fußzeile lässt sich entweder unsere Adresse in Dortmund oder in Hannover auswählen und einsetzen. Der Brief wird im Anschluss generiert und steht direkt im Slack zum Download zur Verfügung.

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Technischer Hintergrund

Für die technische Umsetzung wurden unterschiedliche Technologien verwendet. Da wären zum einen die API-Schnittstellen von MOCO und Slack, zum anderen die Implementierung von AWS-Lambda Funktionen, die mit der Benutzung des Befehls in Slack angesprochen werden. Die Besonderheit ist, dass Slack nur ein Zeitfenster von drei Sekunden für die Rückmeldung auf den Befehl bietet. Daher wurde sich für einen dreistufigen Aufbau entschieden, der die Interaktionsmöglichkeiten von Slack nutzt. 

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Meine bisherigen Erfahrungen mit unseren Slackbots waren hier von Vorteil. Viele technische Komponenten waren mir bereits bekannt. Kam ich alleine nicht weiter, konnte ich natürlich auf die Hilfe meiner Kolleg:innen Sophia, Jan und Jonathan vertrauen. Den eingeplanten Zeitrahmen habe ich einhalten, alle gesetzten Anforderungen ebenfalls umsetzen können. Als Abschluss musste der gesamte Projektverlauf dokumentiert werden.

Ausblick

 Auch unsere Bots entwickeln wir natürlich stetig weiter und passen sie an uns an. Deswegen ist auch der Kurzbrief-Bot nicht fertig, für die Zukunft sind schon weitere Features geplant. 

  • Es sollen auch Mitarbeiter als Empfänger möglich sein
  • Die Gestaltung des Briefpapiers soll variabel werden
  • Der fertige Brief soll automatisch bei LetterXpress hochgeladen werden


Zum Schluss kann ich sagen, dass das Projekt für mich eine Abwechslung zum theoretischen Unialltag geboten hat und ich mein gewonnenes Wissen in der Praxis anwenden konnte. Natürlich lerne ich in der Uni nicht alles, was für das Projekt relevant gewesen wäre, aber mit der Hilfe meiner Kolleg:innen stellt das zu keiner Zeit ein Problem dar. Außerdem finde ich es super, dass ich mich für eine gewisse Zeit auf ein einzelnes Thema konzentrieren und mich dort „hineinfuchsen” konnte. Ich freue mich schon auf den nächsten Bot!

Lars

Dualer Student

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