2.02.2022

Wie und womit wir arbeiten

A fool with a tool is still a fool

Wir sind im Herzen natürlich software people, trotzdem hinterfragen wir immer wieder kritisch, ob wir ein bestimmtes Programm wirklich brauchen. Aber das, was ich hier vorstelle, hat sich bei uns im letzten Jahr bewährt.

Eine Software, die wir schon in 2020 eingeführt haben, ist MOCO. Hierüber steuern wir unsere gesamten Projekte, Personal und auch die Zeiterfassung. In diesem Jahr kam eine Exportschnittstelle für Rechnungen nach DATEV hinzu. Dadurch können alle Rechnungen, die wir schreiben, automatisch an unseren Steuerberater übertragen werden. Inzwischen laufen hier alle Belege automatisch.

Wir haben uns entschieden, unsere Slack-Lizenz zu erweitern, nicht mehr nur in der kostenfreien Variante zu nutzen, sondern bewusst in der Premium-Variante. Ursprünglich wollten wir gerne nur die alten Chatverläufe sichern, aber in der Praxis haben sich andere Features als viel wertvoller für unsere Zusammenarbeit erwiesen. Die "Huddle"-Möglichkeit schafft einen virtuellen Kommunikationsraum, der einer Büroatmosphäre ziemlich nahe kommt. Hier ist "weniger manchmal mehr", der Verzicht auf Video und der informelle Charakter regen kreative Diskussionen an. Zudem sieht man auch, wer gerade am Huddle teilnimmt.

Die Pandemie ist natürlich auch an uns nicht spurlos vorbeigegangen. Auch, wenn wir schon vorher ein hybrides Team waren und auch weiter sein wollen, haben wir unsere Abstimmungen sehr gerne in Präsenz durchgeführt und dabei intensiv unsere Whiteboards genutzt. In einer Remote Only Welt ist das natürlich nicht mehr möglich. Hier hat sich Miro für uns bisher als die beste Alternative erwiesen. Alle können gemeinsam an einem Board arbeiten und man kommt von einem Frontalvortrag zu etwas, was realem Teamwork immer noch am Ähnlichsten ist.

In der Mitte des Jahres haben wir schließlich auch unsere Finanzplanungssoftware umgestellt. Früher haben wir die Planung meistens auf Basis der Ergebnisse unseres Steuerberaters und der monatlichen betriebswirtschaftlichen Abrechnung gemacht. Das waren auf jeden Fall gute und belastbare Zahlen, aber es dauerte meist bis zum 15. des Folgemonats, bis diese uns vorlagen. Für uns ist kurzfristig die Liquiditätsplanung das wichtigere Argument. Unsere Kosten sind im wesentlichen Fixkosten, wir können daher nur an der Einnahmenseite anpassen, die Ausgabenseite ist deutlich träger. Daher haben wir uns für Commitly entschieden. Das Tool integriert sich konkret mit unserem Bankaccount und auch mit den Abrechnungen in und aus MOCO. Dadurch steuern wir unsere Finanzplanung jetzt konkret an Kontoständen und Rechnungen und sind unabhängiger vom Steuerbüro. Apropos Bank: so richtig konnte uns noch kein webbasiertes Online-Banking überzeugen. Als Banking-Software verwenden wir daher MoneyMoney auf Mac, die UX der nativen App ist allen Web-Lösungen deutlich überlegen.

Wir haben außerdem in eine Gitlab-Lizenz investiert. Wir sind in der Seele ein Softwareunternehmen und man merkt Gitlab einfach an, dass das Produkt von Leuten gemacht wird, die uns nicht ganz unähnlich sind. Obwohl einige Features fehlen und vieles technischer ist als in vergleichbaren Systemen kommen unsere Mitarbeiter mit dem System sehr gut klar. Nicht zuletzt ermöglicht die Gitlab API es uns, die Dinge nachzurüsten, die noch fehlen.

Als Letztes haben wir auch unsere Personalverwaltung professionalisiert. Hier haben wir uns für Kenjo entschieden. Uns war wichtig, eine Software zu wählen, die nicht nur Personal verwaltet, sondern auch einen klaren Schwerpunkt auf die Weiterentwicklung der Mitarbeiter legt. Leider ist das im HR-Umfeld immer noch eher die Ausnahme. Grade bei der remote-Führung ist es umso wichtiger, regelmäßige Feedback-Kanäle aufzubauen. Das "Gespräch zwischen Tür und Angel" ist aktuell einfach nicht möglich, deswegen war es uns so wichtig einen weiteren Feedback-Kanal aufzubauen. Make or Buy?

Neben den ganzen "Buy"-Entscheidungen haben wir natürlich auch ein paar Dinge selbst gemacht. Wir machen das immer mit großer Vorsicht, die eigene Lösungen müssen fertig gekauften eindeutig überlegen sein. Hauptsächlich haben wir uns daher mit kleinen Lösungen im Sinne von Slack Commands und Chatbots beschäftigt. An den Stellen, wo es in vielen Unternehmen Checklisten und TODOs gibt, haben wir inzwischen Softwarelösungen. So erfolgt z.B. die Projektabrechnung mit einem kurzen Befehl in einem Slack-Channel. Unser Bot erstellt automatisch den Stundennachweis für das Projekt, schreibt die Rechnung, schließt das Projekt in der Projektmanagement-Software MOCO und sperrt es für weitere Zeiterfassung. Das hat bei uns nicht nur die Arbeit erleichtert, sondern auch für eine höhere Qualität gesorgt, da immer einheitliche Standards gelten. Am Anfang ist es etwas ungewöhnlich, aber langfristig waren alle glücklicher.

automate all the things ist daher nicht nur unser Motto, wir leben es auch!

Jörg Herbst

CEO

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