Egal ob hybride Arbeitsweise oder nicht, gute Kommunikation macht längst den entscheidenen Erfolgsfaktor in Unternehmen aus. Wenn die Kommunikation stimmt und man alle für sich nötigen Informationen parat hat, liefert man auch die besten Ergebnisse. Als Werkzeug der Kommunikation findet man in vielen Unternehmen Microsoft Teams. Auch wenn der Einsatz von MS Teams alleine noch lange kein Allheilmittel ist, kann es doch einen erheblichen Beitrag dazu leisten, Informationen für Mitarbeiter:innen einfacher und direkter zur Verfügung zu stellen. Hierfür setzt MS Teams auf ein App-Ökosystem, um Informationen und Funktionen aus Drittssystemen direkt in MS Teams zu integrieren. So können individuelle Apps für ihre unternehmenseigenen Anwendungen und Produkte entwickelt werden. Zusätzlich lassen sich diese auch Kunden oder anderen Unternehmen in einem Store als Teams Apps zur Verfügung stellen. Konkret vermeidet die Nutzung von MS Teams Apps den Kontextwechsel (Context-Switching) der Mitarbeiter:innen und verbessert den Informationsfluss und die Kommunikation insgesamt. Zum Beispiel kann man so auf Wechsel in andere Programme verzichten, um Aufträge und Bestellungen zu verwalten oder Bestände im Inventar zu prüfen. Richtig genutzt und mit den passenden individuellen Apps wird MS Teams zur zentralen Kommunikationsplattform und erlaubt es Mitarbeiter:innen ihre Leistung und Output zu steigern.
Was Apps in Microsoft Teams können
Wer von Slack kommt, sieht in MS Teams viele Parallelen. Apps können auf Nachrichten in Chats reagieren oder selbständig Nachrichten schreiben. So lassen sich sogar ganze Bots schreiben, welche Funktionen und Informationen in einer Chat-Kommunikation zugänglich machen. Über den Chat hinaus bietet MS Teams aber auch andere Möglichkeiten, Informationen zugeschnitten auf einen User oder an ein gesamtes Team, direkt in die Anwendung zu bringen.
Mit "Persönliche Apps" lassen sich ganze eigene Bereiche bauen. Diese sind prominent über die Seitenleiste erreichbar und jede:r kann hier selbst entscheiden, welche Apps dort sichtbar sein sollen. Somit ist auch der Inhalt, im Idealfall, stark auf einen persönlich zugeschnitten. In unserer Demo sieht man das in Form eines KPI Boards. Kennzahlen werden aus mehreren anderen Systemen gesammelt und können individuell zugeschnitten und direkt zugänglich angezeigt werden. Das aufwendige händische Aufbereiten entfällt. Die grafische Anzeige erlaubt zusätzlich das schnellere Verarbeiten der angezeigten Informationen.
Einer der elementaren Bestandteile von MS Teams sind natürlich auch die Gruppen (oder auch "Teams"). In den jeweiligen Gruppen können Apps Inhalte direkt in einem Team als Tab anbieten. Oft ist nämlich nicht die Arbeit einer Einzelperson ausschlaggebend, sondern die Leistung eines gesamten Teams. Informationen werden über einen Tab nicht mehr nur einzelnen Personen sondern gleich einem gesamten Team zur Verfügung gestellt, sodass jede:r Zugriff auf dieselben Daten und Auswertungen hat. Hierfür sieht man in unserer Demo eine Inventar Ansicht, die es dem gesamten Team der jeweiligen Abteilung ermöglicht, schnell die Verfügbarkeit einzelner Artikel zu überprüfen. Bei der Bearbeitung der Anfrage spielt vorrangig die Geschwindigkeit eine Rolle. Wer die Aufgabe schlussendlich bearbeitet und ausführt, ist eher nebensächlich. Viel wichtiger ist das Bereitstellen der Informationen für alle Mitarbeiter:innen zur selben Zeit. Dadurch steigt die Effizienz im Team. Die Möglichkeit Funktionaliät und Information als persönliche App oder Gruppen-Tab direkt in MS Teams hineinzuholen, ist etwas, das MS Teams vom Konkurrenten Slack fundamental abhebt und eine ganz eigene Arbeitsweise erlaubt. Dabei spielt es keine Rolle, ob MS Teams als Anwendung auf dem Computer, mobil auf dem Handy/Tablet oder als Webapp im Browser genutzt wird.
Eigenentwicklung von Apps
Gerade für große und bekannte Produkte gibt es oft bereits existierende Apps im Teams-Store. Wenn hier jedoch die nötige Lösung noch fehlt oder vorhandene Apps Ihren Use-Case nicht abdecken, lassen sich auch Individuallösungen entwickeln. Technisch setzt Microsoft dabei auf Webtechnologien. Eigenentwicklungen müssen dabei nicht zwangsläufig öffentlich im Teams Store angeboten werden, sondern können auch ausschließlich privat und inhouse genutzt werden. Wir als newcubator haben uns auf die Entwicklung von Anwendungen mit Webtechnologien fokussiert. Dabei setzen wir schon lange auf Technologien und Produkte, welche wir nun auch für die Entwicklung auf der MS Teams Platform für individuelle Apps nutzen können. Aber auch Kunden kann dies sehr entgegenkommen, da sich bereits getätigte Investments im Bereich Web möglicherweise wiederverwenden lassen. Welche Funktionen und Informationen Ihnen und Ihren Abteilungen bei der Arbeit in MS Teams behilflich sein können, ist individuell. Eigenen Ideen sind keine Grenzen gesetzt. Bei guter Umsetzung lässt sich durch eigene Apps in MS Teams der Kontextwechsel beim Arbeiten vermeiden und der Informationsfluss verbessern.
