Wer im Außendienst tätig ist, verbringt viel Zeit im Auto und muss darauf achten, diese Zeit effizient zu nutzen, um möglichst viele Termine in kurzer Zeit wahrnehmen zu können. Effiziente Tourenplanung ist jedoch nicht nur im Außendienst, sondern auch in der Logistik elementar für reibungslose Geschäftsabläufe. Durch optimierte Routenplanung können Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch Geld sparen. Mit der richtigen Software, passenden Apps und gut durchdachter Infrastruktur lassen sich die Prozesse für die Routenplanung und Tourenplanung im Unternehmensalltag optimieren.
Der Unterschied zwischen Routenplanung und Tourenplanung
Was versteht man eigentlich unter Routen- und Tourenplanung?
Obwohl die Begriffe ähnlich klingen und leicht verwechselt werden können, gibt es wesentliche Unterschiede.
Beide Methoden stammen aus den Bereichen des Transportwesens, der Logistik und dem Außendienst. Beide Begriffe zielen auf Methoden ab, um Wege zu optimieren und die Auslastung der Mitarbeitenden und des Fuhrparks zu verbessern.
Wie können Ware oder die Mitarbeiter schnell und effizient zu Kunden oder Geschäftspartnern gelangen? Welche Termine müssen eingehalten werden und welche Wege sind staufrei? Die große Frage lautet also: Wie kann eine Route oder Tour möglichst effizient geplant werden?
Was ist der Unterschied zwischen einer Tour und einer Route?
Man könnte fast meinen, es gäbe keinen Unterschied zwischen diesen Begriffen, aber vor allem in der Logistik beschreiben sie unterschiedliche Planungsabläufe. Eine Route beschreibt den Weg zu einem einzelnen Termin. Ein Handelsreisender eines Logistik-Unternehmens gibt beispielsweise vor der Abreise die Adresse seines Kunden in das Navigationsgerät ein und erhält die beste Route dorthin.
Von einer Tour spricht man hingegen in der Logistik, wenn während einer Fahrt mehrere Ziele angesteuert werden. Ein Lieferant besucht während einer Tour mehrere Kunden, um Produkte oder Pakete zu liefern. Bei der Planung einer Tour wird nicht nur die Strecke zum Endziel berechnet, sondern die gesamte Tour, auf der in einzelnen Routen mehrere Ziele angesteuert werden müssen. Hierbei sollten nicht nur Fahrtzeit, Kraftstoffverbrauch und gesetzliche Vorschriften berücksichtigt werden. Auch muss jeweils eine passende Zusammenstellung an Fahrzeugen getroffen werden, um alle Produkte während der Tour ausliefern oder abholen zu können.
Komplexe Tourenplanung
Die Planung einer Tour ist also eine komplexe Aufgabe, bei der zahlreiche Faktoren berücksichtigt werden müssen. In Logistik-Unternehmen kümmern sich nicht die Berufskraftfahrer selbst um die optimale Planung ihrer Touren. Für die professionelle Tourenplanung sind eigens geschulte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen als Disponenten, die viele unterschiedliche Aspekte einbeziehen müssen, in den Unternehmenszentralen zuständig. Zu berücksichtigende Herausforderungen sind zum Beispiel Umweltzonen, die mit bestimmten Fahrzeugen nicht befahren werden dürfen, sowie die Höhe von Brücken auf den Routen. All diese Faktoren müssen bedacht werden, bevor der Fahrer sich auf den Weg macht. Die richtige Software unterstützt durch langfristige Datenanalyse und - Visualisierung bei Routenplanung und Tourenoptimierung. So können Fahrer ihre Touren innerhalb der vorgesehenen Zeit absolvieren.
Wer profitiert von optimierter Touren- und Routenplanung?
Geschäftsreisende und Logistikunternehmen nutzen häufig Software-basierte Tourenplanung, teilweise mit eigenen Apps für die Fahrer, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und um Zeit und Geld zu sparen. Von der Routenoptimierung profitieren nicht nur große Logistikflotten, sondern auch einzelne Mitarbeitende im Kundenservice und Außendienst, die regelmäßig zu Kunden reisen, um die Geschäfte ihres Unternehmens voranzutreiben.
Software zur Tourenoptimierung optimiert nicht nur Wege. Datenvisualisierung und Datenanalyse von Wegverläufen, Lieferzeiten und aktiven Liefervorgängen verbessert Prozesse innerhalb des Unternehmens deutlich. Auch können treffende Prognosen für zukünftige Vorgänge getroffen und übersichtlich dargestellt werden. Echtzeit-Tracking von Fahrzeugen erleichtert die Abstimmung zwischen der Zentrale, den Fahrenden und beteiligten Kunden.
Schneller vorankommen
Mit den entsprechenden Software-Tools und Apps lassen sich Außendienstmitarbeitende und Geschäftsreisende im Vorfeld die beste Route für ihre Termine errechnen. Die Planungsprogramme berücksichtigen dabei die Anreisezeit, aktuelle Verkehrsstörungen, den Benzinverbrauch und alternative Routen. Moderne Tools bieten auch unterwegs Sicherheit: Bei unvorhergesehenen Hindernissen wie gesperrten Autobahnen oder Umleitungen, sorgen sie für ein schnelles und sicheres Vorankommen. So können Außendienstler zuverlässig ihre Ziele erreichen.
Günstiger fahren
Wer effektive Wege nutzt, um sein Ziel zu erreichen, spart Kosten ein.
Die Ausgaben für Kraftstoff werden reduziert, wodurch die Reisekosten gesenkt werden. Dank geodatenbasierter Planung gehören Umwege bald der Vergangenheit an. Mit minimalem Aufwand werden maximale Ziele erreichen. Interaktive Karten, die in Echtzeit agieren, ermöglichen das frühzeitige Erkennen und Umfahren von Staus oder Baustellen.
Umweltschonend reisen
Optimierte Routenplanung verhindert nicht nur unnötige Kosten, sondern senkt auch die CO2-Bilanz. Zudem werden durch den Einsatz digitaler Tools Papierkosten eingespart.
Welche Vorteile haben Logistikunternehmen durch den Einsatz interaktiver Touren-Tools?
Logistikunternehmen, unabhängig von der Größe ihrer Flotte, können durch innovative Tools mit interaktiver Tourenoptimierung ihre Prozesse optimieren. Es gibt jedoch weitere Vorteile, die diese Tools bieten.
Tracking in Echtzeit
Moderne Tools zur Tourenoptimierung bieten Echtzeit-Tracking der Fahrzeuge an. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Flotte jederzeit im Blick zu behalten und bei spontanen Einsätzen zu prüfen, welches Fahrzeug aufgrund seines aktuellen Standorts am besten geeignet ist, das Ziel anzusteuern.
Auch die Kunden der Unternehmen profitieren von dieser Funktion, den sie können durch das Echtzeit-Tracking immer sehen, wie lange es noch dauert, bis die erwartete Lieferung eintrifft. Dies hilft Unternehmen, das benötigte Personal rechtzeitig einzusetzen, um die Lieferung entgegenzunehmen. Schon jetzt ist die Möglichkeit zur Standortverfolgung von Lieferanten gängige Praxis bei Paketdiensten und Wartungsmitarbeitern.
Optimierte Terminplanung
Durch den Einsatz von digitalen Kalendern, die in Echtzeit agieren, können Terminverschiebungen direkt an alle Beteiligten kommuniziert werden. Das Terminmanagement wird durch Echtzeit-Tracking optimiert, was nicht nur innerhalb des Unternehmens, sondern auch bei Geschäftskunden zu einer verbesserten Arbeitsprozessführung führt. Selbst spontane Termine werden in die digitale Planung integriert, sodass alle stets auf dem aktuellen Stand sind, auch bei unvorhergesehenen Ereignissen.
Bessere Flottenauslastung
Effektives Arbeiten ist gerade in der Logistikbranche unerlässlich. Von kleinen Auslieferungsfahrten bis hin zur Belieferung großer Verteilungszentren stehen jeden Tag individuelle Herausforderungen an.
Mit der richtigen Software lässt sich die Routenoptimierung bis ins kleinste Detail planen, sodass alle Fahrzeuge einer Flotte optimal ausgelastet werden und wertvollen Kapazitäten nicht unnötig verschwendet werden.
Bessere Vorbereitung
Ein Überblick über alle Termine und optimiertes Zeitmanagement entlasten die Arbeitsprozesse der Mitarbeiter erheblich. Termine können auch kurzfristig verschoben werden, sodass sich Mitarbeiter besser vorbereiten und flexibel auf Änderungen reagieren können.
Datenaustausch ohne Formulare
Wenn jeder Mitarbeiter Zugriff auf die optimierte Tourenplanung hat, entfallen viele manuelle Arbeitsprozesse. Durch Datenvisualisierung haben Mitarbeitende in der Disposition und Außendienstmitarbeitern stets den Überblick über bevorstehende Touren und Routen, Termine, und die anfallenden Reisekosten. Auch wird der Austausch mit Kollegen vereinfacht und durch die Digitalisierung Kommunikationswege verkürzt. Dies spart Zeit, verhindert Missverständnisse und reduziert den Verwaltungsaufwand, da die bisher eingesetzten Papierdokumente durch automatisch sortierte digitale Unterlagen ersetzt werden.
Digitalisierung vereinfacht den Arbeitsalltag
Von der Routenoptimierung bis zur Reiseplanung für den Außendienst – die Digitalisierung bringt in vielen Bereichen Vorteile. Ob eingescannte Quittungen für Hotelkosten oder die Routenplanung für Geschäftsreisen – die digitale Erfassung all dieser Dinge vereinfacht Arbeitsprozesse und macht Planungen und Abrechnungen unkomplizierter.
Durch die Planung von Routen und Touren können Risiken aufgezeigt und alternative Lösungen entwickelt werden. Logistische Touren oder geschäftliche Routen können so bei Schwierigkeiten unkompliziert und einfach angepasst werden, sodass Mitarbeiter im Zeitplan bleiben und ihre Termine trotzdem eingehalten werden können.
Fazit
Die digitale Routenplanung und Tourenoptimierung kann die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Kunden gleichermaßen erhöhen und effizientes Arbeiten fördern. Die Planung von Touren und Routen durch Mitarbeiter entfällt, sodass diese sich konzentriert auf ihre anstehenden Termine vorbereiten können, während intelligente Karten die Reiseplanung übernehmen. Dabei berücksichtigen Software und Apps komplexe Faktoren und Datenlagen, die von Mitarbeitern bei manueller Planung schnell übersehen werden.
