Ist das Projekt im roten Bereich? Der Moment, wenn das Release-Datum der Software näherkommt …
Es ist spät. Im Büro brennt noch Licht – Ihres. Die „In Progress“-Spalte im Jira-Board ist komplett voll, „Done“ verdächtig leer. Ein Ping im Chat: „Hi, haben wir die Sync-Funktion zur CRM-Schnittstelle schon im Blick? Wäre wichtig fürs Alignment mit Sales, da kamen intern ein paar Fragen zur Timeline auf …“
Sie atmen tief durch. Das Team ist ausgelaugt, die Stakeholder ungeduldig, die Deadlines wirken wie eine Wand, die immer näher rückt. Und Sie als Projektleitung tragen die Verantwortung. Aber: Es ist noch nicht zu spät.
In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie den Kurs korrigieren, auch wenn alles gegen Sie spricht.
Wo steht Ihr Softwareprojekt wirklich? Mini-Selbst-Check
Mit den folgenden sieben Fragen können Sie pinpointen, in welchem Projektbereich es besonders hakt und wo Sie deutlich im roten Bereich sind. Wenn Sie auf mehr als 3 Fragen mit „Ja“ antworten, zeige ich Ihnen im Anschluss, wie Sie schnell Entlastung für das Softwareprojekt schaffen.
Release-Stau & Deployment-Chaos: Sammeln sich Features im Backlog, während Releases selten oder nur nach langen, manuellen Deployments live gehen?
Sprint-Volatilität: Schwankt die Velocity Ihres Teams von Sprint zu Sprint deutlich (± 50 %) oder nimmt sie kontinuierlich ab?
Wiederkehrende Bugs & fehlende Tests: Treten bereits behobene Fehler wieder auf und fehlen automatisierte Tests bzw. klare QA-Gates?
Mangelnde Ownership & Transparenz: Sie haben keinen Zugriff auf Task-Board oder Quellcode?
Scope-Drift & Fokus-Verlust: Ändern sich Ziele, Scope oder Prioritäten häufig und arbeitet das Team an vielen Tasks gleichzeitig, ohne sie abzuschließen?
Steigende Kosten: Liegen die tatsächlichen Projektkosten bereits über 30 % über Plan, weil ungeplante Änderungen oder Verzögerungen auflaufen?
Projekt-Black-Box: Fehlt Ihnen ein aktueller Überblick über Fortschritt, Risiken oder Kennzahlen, sodass Entscheidungen ohne belastbare Daten getroffen werden?
Diese 7 Fragen können Sie auch einfach hier herunterladen und zur Projekteinschätzung mit Ihrem gesamten Team einsetzen.
Sofort‑Maßnahmen zur Projektrettung
Wenn Sie jetzt proaktiv nach vorn treten, können Sie durch einige einfache Maßnahmen gezielt Engpässe entzerren und Lücken füllen. Ihre wichtigsten To-dos sind jetzt:
Für die Zukunft: Einschreiten, bevor es zu spät ist
Die häufigsten Warnsignale und ihre Ursachen
Projekte und Entwicklerteams zeigen oft schon Wochen vor der Eskalation frühe Warnsignale dafür, dass etwas im Argen ist. Wenn Sie auf die Anzeichen achten, können Sie einschreiten, bevor ein Projekt gescheitert scheint. Sensibilisieren Sie sich und Ihr Team also für folgende Warnsignale:
| Kernproblem | Warnsignale |
|---|---|
| Unrealistische Roadmaps & fehlende Priorisierung | Jede Story ist „High Priority“ – niemand will oder darf etwas nach hinten schieben. Diskussionen über Scope-Kürzungen gelten intern als „Negativdenken“. Sprint-Ziele werden regelmäßig nicht erreicht, aber die Velocity wird trotzdem nicht angepasst. |
| Überlastetes Team durch fehlenden Fokus | Aufgabenwechsel innerhalb eines Tages: Backend-Feature vormittags, Bugfix-Feuerwehr am Nachmittag. Immer mehr Tasks werden „nebenbei“ bearbeitet, ohne Ticket. Tickets bleiben „fast fertig“, aber nie „done“ – das Review „kommt später“. |
| Unklare Rollen & mangelnde Transparenz des Entwicklungsfortschritts | Entscheidungen ziehen sich über Tage weil niemand weiß, wer das letzte Wort hat. Projektfortschritt wird über PowerPoint statt über Produkt-Inkremente kommuniziert. Die Ansprechpartner sind entweder nicht bekannt oder nie verfügbar. |
| Technische Schulden & fehlende Automatisierung | Builds dauern „ein bisschen länger“, und keiner hat Zeit, es zu analysieren. Features müssen „vorsichtig“ von Kollege X deployed werden Tests werden „schnell gegengeprüft“, automatisierte Tests sind „nicht aktuell“. Nach jedem Release tauchen Bugs auf, und es sind immer die selben. |
Wann Sie externe Hilfe dazuholen sollten
Manchmal reichen ein neutraler Blick und eine Perspektive von außen als Unterstützung, damit ein Entwicklungsprojekt wieder richtig ins Rollen kommt.
Wenn Ihr Projekt über vier oder mehr Wochen die gleichen Warnsignale zeigt und ohne Plan für Go-Live bereits 30 % oder mehr über dem Budget liegt, kann ein gezielter Quick-Check oder eine technische Analyse für einzelne komplexe Funktionen helfen. Sie zeigen, wo dringend priorisiert werden sollte. Auch wenn das Kernteam ausgebrannt ist und kritische Rollen vakant sind, bleiben Entscheidungen bei Ihnen liegen – ein Moderationsimpuls schafft Zeit für das Kernteam und unüberwindbare Hürden sind plötzlich aus dem Weg geräumt.
Das Ziel mit der höchsten Priorität ist, dass das ganze Team Klarheit gewinnt und Sie als Verantwortliche:r wieder Handlungsspielraum bekommen.
Der newcubator Quick-Check in 3 Schritten
Es wenden sich immer wieder Unternehmen an uns als Softwaredienstleister, weil Zeit- und Budgetplanung aus dem Ruder gelaufen sind und Projekte nicht ausschließlich intern weitergetrieben werden können. Über die Jahre habe ich in meinem Unternehmen ein sehr effizientes Framework entwickelt, das innerhalb von weniger als einer Woche eine Übersicht über messbare nächste Schritte liefert: den newcubator Quick-Check.
Der Quick‑Check liefert Ihnen innerhalb von drei Tagen eine faktenbasierte Einschätzung als Entscheidungsgrundlage: Wo steht das Projekt? Was blockiert den Fortschritt? Was hilft wirklich, was hilft JETZT? Schafft mein Team alles selbstständig oder könnte Ad-interims-Support von einem Scrum Master oder Product Owner hilfreich sein? Mit den Auswertungen gebe ich Ihnen schnell die Handlungssicherheit zurück, auf einer fundierten, pragmatischen und umsetzbaren Basis. Sie können direkt weiterplanen, was sofort passieren muss – und was warten darf.
Kein Projekt ist irreparabel!
Kein Projekt ist irreparabel, auch wenn es für Sie im Moment anders auszusehen scheint. Ihrem Team mangelt es nicht an Talent oder Einsatzbereitschaft, sondern nur an Struktur und Klarheit.
Ob Sie das intern mit dem Team reflektieren oder sich dabei punktuell unterstützen lassen – wichtig ist, dass Sie den Zustand nicht länger hinnehmen, sondern aktiv den Kurs justieren. Schon kleine, gezielte Maßnahmen können spürbar etwas verändern.
Ich hoffe, Ihnen in diesem Artikel Werkzeuge zur Selbstdiagnose und erste Schritte zur Stabilisierung gegeben zu haben. Kein Projekt ist wie das andere und vieles ist leichter gesagt als getan. Ich begleite seit vielen Jahren Webprojekte, sowohl auf organisatorischer als auch auf technischer Ebene. Als langfristiger Partner begleiten wir bei newcubator Sie weit über den Quick‑Check hinaus – wir bleiben an Ihrer Seite, bis Ihr Produkt skaliert und Ihr Team selbstständig fliegt. Melden Sie sich unverbindlich bei mir und wir besprechen gemeinsam, wie ich Ihnen dabei helfen kann.
Und welche Maßnahme setzen Sie morgen als Erstes um?
