Mit neuen Ideen in 2021 starten: das war unser Hintergrund für ein Kick-Off-Meeting zu Beginn des neuen Jahres. Da konventionelle Treffen ja weiterhin nicht möglich waren, haben wir uns dazu entschieden einen digitalen Open Space anzubieten. Wie dies abgelaufen ist und unser Fazit möchten wir in diesem Beitrag berichten.
Die Planung
Der Austausch mit den Kollegen, das gemeinsame Brainstormen, zusammen Ideen sammeln - all das schätzen wir sehr an unseren Meetings. Bereits bei der Planung in 2020 wurde uns jedoch bewusst, dass dieses Kick-Off-Meeting anders werden würde als die bisherigen.
Ein Zusammenkommen in einem Büro war nicht tragbar, daher begannen wir früh mit der Planung eines virtuellen Open Space Workshops - getreu unserem Motto "Wir machen digITtal real".
Die Vorstellung unseres Geschäftsführers Jörg Herbst waren klar und gut digital umsetzbar: "Neben einem digitalen Whiteboard auf dem Ideen und Themen gesammelt werden sollten, entschieden wir uns auch für parallel stattfindende Online-Sessions, um zeiteffizient Themen gleichzeitig bearbeiten zu können. Jeder Mitarbeiter war frei in seiner Entscheidung, bei welchem Thema er mitmischen und seine Ideen einbringen wollte."
Der Tag beginnt
Unser Workshop startete mit einer kurzen Einleitung unseres Geschäftsführers Jörg Herbst. Wir warfen gemeinsam einen Blick auf 2021, welche Ziele wir als Unternehmen erreichen wollten und wo Entwicklungspotentiale steckten. Danach ging es relativ schnell an die Sortierung der Themen.
Bereits einige Zeit vorher haben wir begonnen Themenvorschläge unter einm Gitlab-Issue gesammelt und zusammengetragen. Jeder Mitarbeiter durfte eigene Themen, die ihn interessieren, mitbringen und vorstellen. Konnte er dabei Kollegen motivieren das Thema anzugehen, wurde es in unsere Agenda aufgenommen.
Über das Miro-Whiteboard konnte einfach und rasch eine Agenda für den Tag aufgestellt werden.
Die ersten Meetings begannen und es wurde viel kommuniziert und diskutiert. Viele Themen bekamen eine neue Richtung, die wir zukünftig gemeinsam angehen wollen. Auch der Austausch von verschiedenen Sichtweisen untereinander brachte uns oftmals auch bei schwierigen Themen ein Stück nach vorn.
Der wichtigste Punkt in jeder Session war das Ergebnis. Im besten Falle wurde dies direkt schriftlich festgehalten, als greifbares Ziel formuliert oder in konkreten Issues getrackt.
Unser Feedback
Abschließend war noch Zeit und Raum für eine Feedbackrunde zum Tag.
Zu Beginn wurde einige Bedenken geäußert, ob der Workshop auch remote funktioniert oder ob vielleicht ein stillerer Mitarbeiter untergeht. Zusammengefasst können wir sagen, dass unsere Bedenken schnell verflogen waren.
Die Beteiligung an den Sessions und Diskussionen war mehr als zufriedenstellend, auch technisch hat alles geklappt. Außerdem gab es viel positive Kritik aus dem Team, die Erwartungen wurden oftmals übertroffen.
Auch das digitale Whiteboard von Miro hat uns soweit überzeugt, dass wir es weiterhin nutzen werden.
In unseren Arbeitsalltag begleiten werden uns nun viele neue Themen, spannende Anreize und kreative Ideen, die wir unbedingt gemeinsam angehen und umsetzen wollen. Wir freuen uns auf das Jahr 2021!
